Veel hengelsportverenigingen hebben hun Algemene Leden Vergadering (ALV) uitgesteld vanwege het coronavirus. Nu het jaar ten einde loopt, willen (en moeten) verenigingen toch een ALV houden. Door de verscherpte maatregelen om het coronavirus te bestrijden, is het voor verenigingen bijna niet mogelijk om fysieke bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren. Wat zijn de mogelijkheden?
Spoedwet ALV
Een speciale spoedwet maakt het tot in ieder geval 1 december mogelijk een Algemene Ledenvergadering volledig digitaal te organiseren, of om de ALV met vier maanden uit te stellen. Blijvend uitstel is niet mogelijk; voor de meeste verenigingen betekent dit uitstel tot eind oktober. Deze wet wordt automatisch elke keer met twee maanden verlengd tot nader order.
De wet schrijft voor dat goedkeuring van financiële stukken uiterlijk binnen zes maanden moet gebeuren (in de statuten staat soms een kortere termijn), waardoor uitstellen van de ALV niet langer een optie is. Met de spoedwet vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid, officieel genaamd Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, kan de ALV digitaal alsnog plaatsvinden en kunnen zaken op tijd worden afgehandeld.
Digitale ALV
Verenigingen die ervoor kiezen op basis van de spoedwet de ALV volledig digitaal te houden, moeten enkele belangrijke voorwaarden in acht nemen:
- Er moet altijd een gedeeltelijke fysieke vergadering plaatsvinden. Hier moeten ten minste de bestuurders aanwezig zijn. De overige deelnemers aan de ALV kunnen deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel zoals Teams, Zoom, Google of een andere tool. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden (2:38 BW):
- de deelnemer moet kunnen worden geïdentificeerd;
- hij moet in staat worden gesteld om de vergadering live te volgen; en
- hij moet zijn stem kunnen uitbrengen.
- Leden hebben tot uiterlijk 72 uur voor aanvang van de ALV de mogelijkheid vragen in te dienen naar aanleiding van de eerder gecommuniceerde onderwerpen voor de ALV. Dat kan bijvoorbeeld via email of chat. Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de geplande ALV te worden beantwoord.
- De antwoorden op deze vragen moeten op de website van de vereniging worden gepubliceerd of via een ander digitaal communicatiemiddel voor alle leden toegankelijk zijn.
- Het bestuur moet zich, ondanks de volledig digitaal georganiseerde ALV, inspannen om het stellen van nadere vragen ook tijdens de ALV mogelijk te maken, tenzij dit door de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevraagd.
Stappenplan voor organisatie digitale ALV